Se c’è qualcosa che il lock down dovuto all’emergenza Coronavirus ci sta insegnando, è che è giunto il tempo di (ri)scoprire il lavoro intelligente. Lo smart working è diventato essenziale per tutte le aziende che, adesso, gestiscono il personale da casa. Ma quali sono i tool giusti per saltare l’apparentemente inevitabile ostacolo della disorganizzazione?
Semplice: tutti quelli che nascono con lo scopo di preservare la flessibilità mantenendo l’organizzazione, tracciando i progetti e programmando ogni singolo progresso. Si tratta dei tool strettamente legati al metodo di lavoro agile, che agevolano il lavoro partecipativo a distanza.
La nostra agenzia di comunicazione, già da tempo, applica il metodo Agile – Scrum pur avendo tutto il team nella stessa sede fisica. Questo ci ha permesso di essere preparati al cambio di modalità operativa senza avvertire gravi contraccolpi. Si tratta di strumenti utili che vanno bene per le aziende di ogni settore. Ma ecco, nello specifico, i 7 tool immancabili per il lavoro di gruppo a distanza.
Skype e Hangouts
Smart working significa coordinarsi, non perdere neanche una delle riunioni e degli aggiornamenti, mantenere il contatto sia via chat che con chiamate e videochiamate. Così, strumenti come Skype e Hangouts diventano essenziali: sono, ad oggi, le più importanti piattaforme di comunicazione gratuita, per mezzo delle quali è possibile avviare chiamate e videochiamate.
Skype si può installare su desktop, smartphone, tablet e persino sui dispositivi Alexa e su Xbox. Conta su un sistema di chat istantanea che permette scambi di messaggi vocali, file e istantanee, oltre che su menzioni e reaction ai singoli interventi. Di recente ha inserito la possibilità di pianificare e avviare riunioni.
Ottimizza le chiamate in automatico, rendendo il più possibile fluidi audio e video. Consente call-conference audio fino a 50 persone, video fino a 30, con modalità di visualizzazione a scelta tra griglia, singola o con priorità ai parlanti d’interesse. Conta anche sul sistema di condivisione dello schermo, che permette all’intero team di assistere a presentazioni e/o a spiegazioni in tempo reale.
Hangouts è il sistema di comunicazione unificata di Google, dedicato solo agli utenti Gmail. Nella sua forma di base è una piattaforma di messaggistica istantanea, che permette di comunicare in maniera semplice e veloce. Le chat di gruppo possono contenere fino a 250 persone e si possono scambiare, anche qui, messaggi vocali (che vengono memorizzati sul proprio account Gmail), file e istantanee.
Per quanto riguarda le videochiamate, l’interfaccia è light e intuitiva e consente di gestire in maniera facile e veloce riunioni fino a 30 persone. Per pianificare le riunioni è necessario disporre di un account Gmail o disporre di un account Google Suite. Una volta pianificata la riunione, basta condividere un link per fare in modo che l’intero team partecipi, senza bisogno di plugin o download.
In generale, durante le chiamate/videochiamate con Hangouts viene inquadrato/evidenziato il parlante, a meno che non si cambi il layout scegliendo tra opzione a griglia, in evidenza o personalizzata.
Google Drive
Google Drive è uno dei servizi di cloud storage più versatili del momento, immancabile per chi pratica lo smart working. Le cartelle create all’interno di Drive, che offre a ogni utente 15 GB di spazio d’archiviazione, possono essere condivise con altri utenti, scegliendo di applicare criteri di restrizione in base ai partecipare (abilitazione o meno alle modifiche, agli spostamenti, alla cancellazione).
Google Drive possiede anche una personale suite office, che comprende Google Doc, Google Sheets e Google Slides. Google Docs è un word processor, Google Slides è un programma di presentazione e Google Sheets è un programma per fogli di calcolo. Rispettivamente, possono essere paragonati a Microsoft Word, Microsoft PowerPoint e Microsoft Excel.
Sebbene le versioni di Google non possano contare su alcune funzionalità dei programmi di Microsoft Office, il loro punto forte è proprio il fatto di essere collaborative, oltre che gratuite.
Trello
Trello è un tool collaborativo basato sul sistema Kanban, un metodo di visualizzazione dei flussi di lavoro che fornisce la panoramica di un progetto dal suo inizio fino alla fine. Può essere utilizzato sia da desktop che da mobile, e le notifiche vengono inviate al team in tempo reale.
Famoso in tutto il mondo, è diventato essenziale per lo smart working. La bacheca di base si propone come una vera e propria lavagna, che permette di creare delle liste, all’interno delle quali vengono “affisse” delle schede, paragonabili a dei post-it, che il team personalizzerà in base alle proprie necessità.
Poniamo, ad esempio, che le liste create siano semplicemente “Compiti”, “In corso” e “Completati”. La prima lista conterrà delle schede che verranno titolate con i singoli compiti che ogni membro del team dovrà svolgere.
Per sapere chi dovrà svolgere un certo compito e in quanto tempo, il team leader può assegnare la scheda e segnare una data di scadenza. Potrà, inoltre, invitare altri membri del team a partecipare e assegnare un colore per indicare area di competenza o urgenza.
Una volta che la scheda sarà assegnata, potrà passare alla lista “In corso” e, una volta esaurita, potrà essere spostata alla lista “Completati”, dove il team leader la esaminerà prima di archiviarla. Facile e intuitivo, Trello usa un approccio altamente visivo che permette a tutti i partecipanti da remoto di essere aggiornati su chi fa cosa, su quali sono gli obiettivi e su cosa si è già raggiunto.
Asana
Asana è un software che, contando su un proprio cloud, permette al team di organizzare, tenere traccia e gestire l’avanzamento di singoli progetti. Usato al pari di Trello per lo smart working e per il metodo agile, si basa anch’esso sul sistema Kanban. Si può usare da desktop, ma può anche essere scaricato su dispositivi mobili.
Una volta scaricato, Asana dà in prima istanza la possibilità di creare dei workspace, ovvero degli spazi di lavoro digitali, chiaramente condivisibili. I workspace possono contenere diversi progetti, di cui si può impostare nome, layout, privacy e template.
A loro volta, i progetti contengono le task, il cui funzionamento è similare alle schede di Trello. Si tratta di compiti che possono essere suddivisi in sezioni, che i membri del team devono svolgere. Le task possono contenere anche delle subtask e delle checklist, che indicano tutti i passaggi per svolgere il compito assegnato in maniera graduale. Una volta completate, le task possono essere archiviate.
Slack
Non solo per lo smart working: Slack è utilizzato da molte imprese per gestire le attività e le priorità quotidiane. Si tratta essenzialmente di un sistema di messaggistica istantanea, nato per sostituire le mail e rendere più fluide le comunicazioni tra i membri del team.
L’applicazione, utilizzabile da browser o scaricabile su dispositivi mobili, permette di creare un workspace condiviso, completo di url personalizzata. All’interno del workspace si può chattare one to one, ma anche e soprattutto creare pubblic e private channel. I primi sono aperti a tutto il team, i secondi sono invece riservati a dei membri specifici, che vengono invitati a condividere.
Slack inoltre conta su una potente funzionalità di ricerca: persone, messaggi e file possono essere velocemente richiamate grazie all’apposita casella. Si possono anche usare parole e comandi speciali, chiamati modificatori di ricerca, che aiutano a restringere l’ambito e a velocizzare il processo.
In ultimo Slack si integra con una serie di altre app in modo da poter gestire l’intero flusso di lavoro attraverso un’unica piattaforma. Tra queste si contano Google Drive, Herku, Github, Zendesk e Dropbox.
Orange HRM
Orange HRM è uno strumento di gestione delle risorse umane. Tiene traccia di tutti gli elementi fondamentali legati al team. È organizzato in moduli, tra i quali il più importante è quello legato all’amministrazione, che permette di tenere conto di pagamenti e benefit ordinari e straordinari.
Conta anche su un sistema di organizzazione delle informazioni personali di ogni singolo dipendente (compresi curriculum vitae e storia lavorativa all’interno dell’azienda) e su un modulo completo per la gestione di vacanze, ferie e congedi che tiene conto dei giorni liberi e degli equilibri di questi tra i vari membri del team.
A differenza di altri software legati alla gestione delle risorse umane, Orange HRM è pensato per essere collaborativo: grazie al modulo ESS (employer self service) ogni membro del team può aggiornare le proprie informazioni sul lavoro svolto (e non quelle altrui), facilitando tutti i processi di gestione in modo sicuro.
